FAQ
Les réponses aux questions que vous vous posez sur le rôle et la vocation d’un OTI et sur les Sociétés à Mission. Nous sommes à votre écoute, n’hésitez pas à nous contacter pour toutes questions spécifiques.
Les Sociétés à Mission et OTI en questions/réponses
L’adoption de la loi n° 2019-486 du 22 mai 2019 (dite loi Pacte) a été l’occasion pour le législateur d’introduire en droit français la notion de société à mission.
Le décret d’application de ces nouvelles dispositions a été publié le 3 janvier 2020, i.e. décret n°2020-1 du 2 janvier 2020 relatif aux Sociétés à Mission.
Cette loi offre ainsi la possibilité aux sociétés de modifier leurs statuts pour inscrire une « raison d’être » relevant de l’intérêt général, voire de devenir une « société à mission ».
La Société à Mission peut être définie comme une société constituée par des associés qui prévoient, dans les statuts, une mission sociale, sociétale ou environnementale qu’ils comptent poursuivre en plus de leur objectif de profit.
Toute société peut désormais faire publiquement état de sa qualité de Société à Mission, sous la condition de déclarer des objectifs statutaires, de mettre en place une gouvernance spécifique (référent de mission, comité de mission) et de soumettre la société à un contrôle périodique par un OTI.
La Société à Mission s’inscrit dans une démarche RSE volontaire, elle a pour finalité la conciliation entre la recherche de la performance économique avec la contribution à l’intérêt général.
Ainsi, la Société à Mission permet de :
– donner du sens aux activités de l’entreprise en fédérant les équipes autour d’une ambition commune (actionnaires, salariés, partenaires)
– prouver la mobilisation et l’engagement du management par des actions en faveur des enjeux actuels pour l’environnement
– améliorer l’image de marque de l’entreprise en affirmant la raison d’être de l’entreprise auprès de ses parties prenantes (salariés, fournisseurs, investisseurs…)
– générer un sentiment d’appartenance et de confiance en collaborant avec une pluralité d’acteurs
– améliorer la performance économique de l’entreprise grâce à l’innovation
– attirer des candidats en quête de sens et recherchant de entreprises engagées.
Le rôle d’un Organisme Tiers Indépendant (OTI) est de vérifier les actions mises en œuvre par les entreprises dans le cadre de leur qualité de Société à Mission.
Pour rendre son avis motivé, chaque OTI procède en 4 étapes réglementées :
Les échanges avec les parties prenantes : L’OTI interroge le dirigeant, le chargé de mission, le responsable RSE ou le comex sur la manière dont l’entreprise exécute les objectifs statutaire, puis le comité de mission sur l’exécution de ces objectifs.
L’analyse des moyens : Pour chaque objectif, l’OTI passe en revue l’adéquation des moyens, financiers ou non, mis en œuvre. L’OTI peut être amené à collecter tout type de document permettant de conforter son analyse.
L’exécution des objectifs : L’OTI vérifie l’existence de mesures de résultats, l’anticipation de résultats à venir, court, moyen et long terme. Il contrôle également les procédures de mesure de ces résultats. Enfin, il examine les résultats atteints au regard de la trajectoire prédéfinie pour l’atteinte de l’objectif.
L’avis motivé : L’OTI peut conclure de trois manières différentes son avis motivé :
– “La Société respecte son objectif”
– “La Société ne respecte pas son objectif”
– “Il est impossible de conclure”. Cette conclusion est accompagnée de commentaires pour expliquer les circonstances ayant affecté l’atteinte de l’objectif.
GLOBAL COUNCIL, Organisme Tiers Indépendant dédié aux Sociétés à Mission réalise uniquement des missions de vérification de la déclaration portant sur l’exécution par les sociétés, mutuelles et unions à mission de leurs objectifs sociaux et environnementaux.
Un programme de travail est établi en conséquence. Il est communiqué au client lors de la réalisation de la mission.
Prise de connaissance. La prise de connaissance est réalisée par l’intermédiaire d’un premier entretien avec le dirigeant de la société et, s’il existe, le responsable de la mission. Les premières informations sont collectées :
· Statuts et K-bis
· Présentation de la société
· Raison d’être
· Objectifs statutaires et opérationnels · Feuille de route
· Rapports du comité de mission
Acceptation de la mission. Sur la base de ce premier entretien et des documents collectés, GLOBAL COUNCIL procède à l’acceptation de la mission selon les critères suivants :
· Impartialité consultez notre engagement d’impartialité
· Indépendance
· Faisabilité
Une lettre de mission est proposée et signée.
Plannification : Avant d’entreprendre les activités de vérification, GLOBAL COUNCIL réalise la planification en tenant compte des exigences spécifiées dans le programme de vérification applicable. GLOBAL COUNCIL élabore un plan de vérification qui décrit les activités et le calendrier. GLOBAL COUNCIL informe le client des noms et des rôles des membres de l’équipe avec un préavis suffisant pour permettre toute objection à la nomination d’un membre d’équipe. GLOBAL COUNCIL communique au client le plan de vérification.
Audit. Lors de son audit, GLOBAL COUNCIL réalise notamment les travaux suivants :
· Examen de l’ensemble des documents détenus par la société utiles à la formation de son avis ;
· Interview du comité de mission ou du référent de mission sur son appréciation de l’exécution des objectifs statutaires ainsi que les parties prenantes si nécessaire ;
· Interview de l’organe en charge de la gestion de la société sur la manière dont la société exécute ses objectifs statutaires, sur les actions menées et sur les moyens financiers et non financiers affectés ; · Recherche de l’existence d’objectifs opérationnels ou d’indicateurs clés de suivi et de mesures des résultats atteints par la société ;
· Examen par échantillonnage des procédures de mesure de ces résultats ;
L’objectif de la vérification est de contrôler :
· la cohérence des objectifs sociaux et environnementaux, de la raison d’être de l’entité précisés dans ses statuts et de son activité au regard de ses enjeux sociaux et environnementaux ;
· l’exécution de ces objectifs
L’audit à blanc prévu dans l’offre ALLIANCE se déroule selon le même principe.
Finalisation. GLOBAL COUNCIL réalise une revue indépendante des travaux par une personne qui n’y a pas participé. Cette revue indépendante est un nouveau gage de qualité et d’impartialité.
A l’issue de son intervention, GLOBAL COUNCIL émet un rapport qui retrace les diligences mises en œuvre et qui contient un avis motivé indiquant si la société respecte ou non les objectifs qu’elle s’est fixés. Le cas échéant, GLOBAL COUNCIL mentionnera les raisons pour lesquelles, selon lui, les objectifs n’ont pas été atteints ou pour lesquelles il lui a été impossible de parvenir à une conclusion. GLOBAL COUNCIL conserve et gère les enregistrements de ses activités de vérification.
Fait découverts après la délivrance de l’avis de vérification : Si des faits ou informations nouveaux susceptibles d’affecter l’avis de vérification de manière significative sont découverts après la date de délivrance, GLOBAL COUNCIL :
– en informe dès que possible le client et, si requis, le propriétaire du programme ;
– prend les mesures appropriées.
Si l’avis de vérification nécessite une révision, GLOBAL COUNCIL met en œuvre les processus de délivrance d’un nouvel avis incluant les motifs précis de la révision. Ceci peut comprendre la répétition des étapes pertinentes du processus de vérification.
GLOBAL COUNCIL peut également communiquer à d’autres parties intéressées sur le fait que la fiabilité de l’avis initial peut désormais être remise en cause au regard de faits ou informations nouveaux.
GLOBAL COUNCIL communique son programme de vérification V 1.1.3 sur demande ou lors de ses échanges préalables avec ses clients.
Le coût de la vérification effectuée par un OTI dépend de plusieurs facteurs qui vont déterminer le nombre de jours qu’il convient de consacrer à la mission.
Ces facteurs sont :
– La taille de l’entreprise (chiffre d’affaires, effectif, …)
– Le nombre d’objectifs statutaires et opérationnels et le nombre d’indicateurs.
– La complexité des données à contrôler.
– Le nombre de site et le nombre de déplacement à prévoir.
Les OTI ont des obligations instaurées par la norme ISO/IEC 17029 en termes de qualité de travail.
Ils font l’objet d’un contrôle annuel par le COFRAC qui vérifie l’application de cette norme.
Le respect de cette obligation accroît nécessairement le nombre de jour qu’il convient de consacrer pour l’accomplissement d’une mission de qualité.
Aussi, une durée minimum de 3 jours est nécessaire pour réaliser une mission. En règle générale, la durée d’un audit réalisé par un OTI est comprise en 3 et 10 jours à un taux journalier, variant en fonction de l’expérience de l’auditeur, entre 800 et 1.500 euros.
En sélectionnant notre offre ALLIANCE, vous bénéficiez d’un forfait pour la première année incluant un audit à blanc puis d’un abonnement annuel pour les années suivantes.
Tout OTI doit signer un engagement d’impartialité et donc s’engager par écrit sur son absence de parti pris dans la vérification et dans le rapport qu’il rendra en conclusion.
Appel : demande adressée par le client de l’organisme de vérification pour que cet organisme reconsidère une décision déjà prise relative à cette vérification
Plainte : expression d’une insatisfaction, autre qu’un appel, émise par une personne ou une organisation auprès d’un organisme de vérification, relative aux activités de cet organisme, à laquelle une réponse est attendue
Chaque société accréditée par le COFRAC dans le cadre de la norme ISO/IEC 17029 doit avoir un processus documenté lui permettant de recevoir, d’évaluer et de régler des appels et des plaintes.
En vertu de cette règle, GLOBAL COUNCIL a établi un processus de traitement des appels et des plaintes qui comprend les éléments suivants :
– une description du processus de réception, de justification, d’examen de l’appel ou de la plainte, et de décision quant aux actions à entreprendre pour y répondre ;
– le suivi et l’enregistrement de l’appel ou de la plainte, y compris les actions entreprises pour y répondre ;
– l’assurance que l’action appropriée a été entreprise.
GLOBAL COUNCIL est responsable du recueil de toutes les informations nécessaires pour déterminer si l’appel ou la plainte est justifiée.
Dans la mesure du possible, GLOBAL COUNCIL doit accuser réception de l’appel ou de la plainte et fournir au plaignant les conclusions et, le cas échéant, des rapports d’avancement.
Lire la procédure des traitements des plaintes et réclamations
La première vérification légale doit être réalisée par un OTI 18 mois après la déclaration des objectifs statutaires pour les entreprises de plus de 50 salariés et 24 mois pour les entreprises de moins de 50 salariés.
Les vérifications suivantes seront réalisées tous les 2 ans pour les entreprises de plus de 50 salariés et tous les 3 ans pour les entreprises de moins de 50 salariés.
L’article 169 de la loi Pacte a complété l’article 1835 du code civil pour ouvrir la possibilité aux sociétés qui le souhaitent de prévoir dans leurs statuts une raison d’être, constituée des principes dont la société se dote et pour le respect desquels elle entend affecter des moyens dans la réalisation de son activité.
La raison d’être doit être en cohérence avec l’objet social de la société.
Elle tient compte des enjeux RSE, des valeurs des dirigeants, de leurs engagements, de la vision stratégique de l’entreprise, des attentes des parties prenantes…
Sa formulation doit être claire et impactante.
Attention : Définir une raison d’être ne suffit pas pour devenir « société à mission ».
Voir la question : Que faut-il savoir sur les objectifs statutaires d’une Société à Mission?
Les objectifs statutaires précisent et concrétisent la raison d’être, ils sont définis comme suit par l’article 210-10 al 2 du Code de Commerce : « Ses statuts précisent un ou plusieurs objectifs sociaux et environnementaux que la société se donne pour mission de poursuivre dans le cadre de son activité »
À noter : Les objectifs statutaires doivent être en cohérence avec la raison d’être et sont déclinés en objectifs opérationnels. Ces derniers permettent, grâce aux indicateurs, de mesurer les progrès réalisés et donc de confirmer que les objectifs statutaires sont atteints.
